KEP, gönderim ve teslim süreçlerine ilişkin teknik kayıtları sağlayan kayıtlı elektronik posta hizmetidir. Normal e-posta günlük iletişim için yeterli olabilir; ancak ihtar, fesih bildirimi, başvuru veya teslim kanıtı gereken yazışmalarda aynı ispat düzeyini sağlamaz.
İhtiyacı belirlemek için son üç ayda gönderdiğiniz resmi yazışmaları listeleyin. Karşı tarafın kamu kurumu, şirket, mali müşavir veya tedarikçi olması; işlemin süreli olup olmaması ve gönderim sonucunu saklama gereği KEP değerlendirmesini etkiler. Gaziantep'te faaliyet gösteren bir işletme için bu listeyi müşteri, tedarikçi ve yerel kamu işlemleri olarak ayrı tutmak karar vermeyi kolaylaştırır.
KEP hesabı açmak, her yazışmanın otomatik olarak hukuken geçerli olduğu anlamına gelmez. Belgenin içeriği, alıcının doğru KEP adresi, yetkili kullanıcı ve işlem türü ayrıca kontrol edilmelidir. Hukuki sonuç doğuran bildirimlerde güncel mevzuat ve mali müşavir veya hukuk danışmanının değerlendirmesi esas alınmalıdır.
İhtiyaç netleştiğinde hesap sahibi, yetkili gönderici, bildirim e-posta adresi ve arşiv sorumlusu belirlenir. KEP kutusu düzenli izlenmeli; gelen iletiler için sorumlu ve yedek kişi tanımlanmalıdır. HKN Bilişim, Şehitkamil ve Şahinbey'den gelen taleplerde başvuru öncesi bu kullanım planını birlikte çıkarır.