E-imza ne için kullanılır? 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'nun 5. maddesine göre güvenli elektronik imza, elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur. Bu yüzden e-imza; e-Devlet Kapısı'na giriş, UYAP Vatandaş Portal'da dava açma ve evrak gönderme (e-Devlet şifresiyle yalnızca dosyalar görüntülenebilir), EKAP'ta yetkilendirme ve aşırı düşük teklif açıklamalarının gönderilmesi, KEP ile ileti gönderme, sözleşme ve başvuruların imzalanması ile şahıs işletmelerinin e-Fatura ve e-Defter işlemlerinde kullanılır.
E-imza hangi işlemlerde kullanılamaz? Aynı maddeye göre kanunların resmî şekle veya özel bir merasime bağladığı hukuki işlemler (örneğin tapuda yapılan taşınmaz satışı) ile teminat sözleşmeleri güvenli elektronik imzayla yapılamaz. Banka teminat mektupları ve Türkiye'de yerleşik sigorta şirketlerinin düzenlediği kefalet senetleri bu yasağın dışındadır.
Mali mühür ne için kullanılır? Kamu SM'ye göre mali mühür sertifikası tüzel kişi, kurum, kuruluş ve işletmelere aittir; üzerinde vergi kimlik numarası ve unvan bulunur. e-Fatura başta olmak üzere mevzuatın izin verdiği e-Arşiv, e-Defter ve e-İrsaliye gibi belgeleri mühürler; belgenin bütünlüğünü, kaynağını ve içeriğini güvence altına alır. Kamu SM'den mali mühür almak yalnız sertifika başvurusudur; e-Fatura ve e-Defter uygulama başvurusu GİB üzerinden ayrıca yapılır.
Kısa karşılaştırma — E-İmza: gerçek kişi adına elektronik imzadır; BTK'nın yetkilendirdiği elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından alınır ve süresi sağlayıcıya göre genellikle 1 ile 3 yıl arasındadır. Mali Mühür: tüzel kişilerin e-Fatura, e-Arşiv ve e-Defter gibi e-belgelerini şirket adına onaylamasını sağlar; Kamu SM tarafından üretilir ve 3 yıl geçerlidir. KEP: gönderim ve teslim kaydı tutan kayıtlı elektronik postadır; BTK'nın yetkilendirdiği KEP hizmet sağlayıcılarından alınır ve kullanımı zorunlu değildir.
509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'ne göre e-belgelerde tüzel kişiler mali mühür kullanır; gerçek kişi mükellefler e-imza ya da isterlerse mali mühür kullanabilir. KEP ile ileti göndermek için e-imza gerekir; KEP adresini yalnızca alıcı olarak kullanmak için gerekmez. Şirketler için zorunlu olan PTT'nin UETS e-Tebligat adresi ise KEP adresinden ayrıdır.
KEP, elektronik iletinin gönderim ve teslim süreçlerine ilişkin kayıt sağlayan bir posta hizmetidir. E-imza, gerçek kişinin elektronik ortamda imza atmasını sağlar. Mali mühür ise işletmenin kurumsal e-belge süreçlerinde kullanılan sertifika yapısıdır. Hangisinin gerektiği, işlemi kimin adına ve hangi uygulamada yaptığınıza göre belirlenir.
Örneğin şirket yetkilisi bir sözleşmeyi veya başvuruyu kendi adına imzalayacaksa e-imza gerekebilir; şirketin e-fatura veya e-defter işlemlerinde mali mühür ve ilgili e-belge başvurusu gündeme gelebilir. Bir resmi yazının KEP üzerinden gönderilmesi ise ayrıca doğru KEP hesabı, alıcı adresi ve işlem koşullarının kontrolünü gerektirir.
İşletmeler için karar verirken vergi mükellefiyeti, şirket türü, hedef kurum, belge hacmi ve kullanıcı sayısını birlikte listeleyin. Aynı kişinin hem KEP hesabını hem e-imza cihazını yönetmesi mümkün olsa da yetki ve PIN sorumluluğu birbirine karıştırılmamalıdır.
Yanlış ürünü seçmemek için satın almadan önce hedef işlemin ekranını veya kurum talimatını inceleyin. HKN Bilişim, Şehitkamil ve Şahinbey'den gelen başvurularda KEP, e-imza ve mali mühür ihtiyacını ayırır; başvuru, kurulum ve ilk kullanım adımlarını ilgili sağlayıcı koşullarıyla birlikte planlar.